O Módulo Recepção foi desenvolvido para ser utilizado em recepções, portarias de empresas e condomínios, tendo como sua principal funcionalidade o cadastro simplificado de visitantes. Entre outras opções, estão a impressão de etiquetas, impressão de relatórios, liberações de acessos, etc.

Para acessar este módulo, após a instalação do Sistema na área de trabalho do computador é inserido o executável do Acesso.Net e Módulo Recepção. Caso não aconteça isso, vá no caminho: Menu Iniciar do Windows - Todos os Programas - Secullum - Acesso.Net - Módulo Recepção.

Ao abrir este módulo, temos a seguinte tela inicial:

Nesta tela temos os menus do módulo, atalhos para algumas telas e opções específicas e também toda a parte de cadastro de visitantes que entrarão na empresa.

Identificação do visitante

• Tipo de Documento: Tipo de documento de identificação do visitante. Pode ser selecionado entre RG e CPF, ou um outro documento cadastrado em Tipos de Documentos, dentro do Sistema principal;
• Nº Documento: Número do documento de identificação do visitante. Ao informar o número do documento e clicar em Localizar, será apresentado o cadastro do visitante, caso o mesmo já exista;
• Limpar: Limpa a tela.

Dados do visitante

• Nome: Nome do visitante;
• Nº Identificador: Número identificador do visitante no equipamento. Pode ser o número do crachá, cartão de proximidade, ou número da biometria cadastrada no equipamento;
• Nível de acesso: Nível de Acesso aos equipamentos do visitante. Mais informações sobre esse item verifique no link abaixo:

     Como configurar níveis de acesso?

• Empresa: Empresa ao que o visitante está vinculado. Pode selecionar as empresas existentes, ou cadastrar uma nova;
• Quem Visitar: Selecione a pessoa (previamente cadastrada no sistema) visitada pelo visitante atual. Clique no ícone para pesquisar uma pessoa;
• Observação: Observação genérica no cadastro do visitante;
• Telefone: Telefone do visitante;
• Tipo de visita:
  • Visita única: utilizando essa opção, o visitante terá a validade de acesso até 23:59 no dia do cadastro. Podendo realizar vários acessos de entrada e saída até este horário.

    OBS: _ Se utilizada a opção Desativar visitantes ao registrar saídas nas Opções avançadas do equipamento, o número identificador do visitante é desativado ao registrar a saída, deixando o cadastro do visitante com o Estado - Bloqueado, assim possibilitando outro visitante utilizar o cartão novamente_.

    ○ Válida até: Informe o limite da validade do cadastro do visitante. Após o final da validade, o visitante não terá acesso aos equipamentos.

Biometria

• Cadastradas: Lista as digitais previamente cadastradas pela pessoa selecionada;

Incluir

Inclui nova biometria para o visitante através do Scanner biométrico.

Clique em Capturar e coloque o dedo no Scanner. Repita o procedimento até finalizar o cadastro.

Outras opções

Cadastro, inclusão e exclusão das biometrias do funcionário em equipamentos biométricos (as opções de digitais somente serão liberadas depois de cadastrar um equipamento biométrico no sistema).

• Incluir: Inclui nova biometria para o visitante através do Scanner biométrico;
• Alterar: Possível alterar a imagem da biometria. Também podemos incluir uma nova biometria e substituir a selecionada;

• Excluir: Exclui a biometria selecionada ou todas as biometrias;
• Comunicar: Comunicação com equipamentos que tem suporte a acessos pelo biometria;
  • Atualizar biometria desta pessoa no equipamento: Envia a biometria atualizada da pessoa selecionada para o equipamento;
  • Excluir biometria desta pessoa no equipamento: Exclui a biometria da pessoa selecionada no equipamento;
  • Receber biometrias desta pessoa do equipamento: Recebe as biometrias cadastradas no equipamento para o Módulo Recepção;
  • Equipamento: Selecione para quais equipamentos será feito os procedimentos selecionados acima.

Fotografia

Inclusão de uma ou mais fotos da pessoa, veículo, documento, etc. No botão Alterar, pode-se selecionar capturar a foto de uma webcam, em tempo real, ou utilizar uma imagem já salva no computador. Para adicionar diferentes fotos para uma mesma pessoa, deve cadastrar o tipo de fotos em Manutenções – Tipos de Fotos de Cadastros, no Sistema principal.

• Alterar: Inclui ou altera a foto da pessoa no sistema;

• Capturar foto de uma câmera: Captura a foto de uma câmera para inclusão da foto no cadastro. Podendo ser obtida imagem de uma webcam ou de alguma câmera analógico, dependo do tipo de foto que você está utilizando;

• Usar uma imagem já salva: Busque uma foto salva no computador para coloca-la no cadastro do visitante.

Relatórios

• Listagem dos últimos visitantes: Lista os últimos visitantes cadastrados no sistema, assim como os dados básicos de seu cadastro;

• Visitantes presentes: Relatório dos visitantes cadastrados no dia que fizeram acesso de entrada, mas não de saída;

• Pesquisa de pessoas: Pesquisa de pessoas dentro do sistema. A pesquisa pode ser efetuada por Nome ou Nº Identificador. Clicando em Pesquisar, irá listar todas as pessoas Ativas e Livres do Sistema.

Para imprimir, faça a procura das pessoas que desejar, em seguida clique em Imprimir;

• Provisórios Pendentes: Relatório de crachás provisórios que foram configurados em: Cadastro de Pessoas - Nº Provisório, dentro do Sistema principal;

Busca avançada

Busca avançada de pessoas cadastradas no sistema. Ao clicar duas vezes no cadastro da pessoa encontrada, o mesmo é aberto automaticamente no Módulo Recepção.

Configurações

Gerais

• Registrar automaticamente um acesso ao salvar: Registra um acesso de entrada ao cadastrar o visitante ou quando modificar seu cadastro;
  • Equipamento: Selecione o equipamento que será considerado o registro de acesso ao cadastrar visitante.
  • Exibir botão separado para esta função: Marcando esta opção, será exibido um novo botão na tela principal do Recepção, chamado Salvar e Incluir Acesso.
        ○ Salvar: Somente irá salvar o cadastro do visitante;
        ○ Salvar e Incluir Acesso: Irá salvar e incluir um acesso automaticamente ao cadastrar o visitante.

• Não exibir a opção 'Livre': Não exibe a opção (Livre), no campo Nível de acesso, obrigando o visitante a utilizar um nível de acesso cadastrado no sistema;
• Usar identificação biométrica para pesquisa de visitantes: Habilita o botão Localizar com Digital na tela principal do módulo Recepção. Ao clicar nesse botão, o visitante que já teve sua digital previamente cadastrada, deve posicionar o dedo no Scanner biométrico, para que seu cadastro seja encontrado automaticamente;

• Utilizar Nº Reduzido para cadastros de visitantes: Altera o Nº Identificador para utilizar números reduzidos no cadastro dos visitantes. Para mais informações verifique o link abaixo:

     Para que serve o cadastro de Números Especiais no Acesso.Net?

• Habilitar liberação de acesso pelo Módulo Recepção: Habilita a opção Liberar Acesso no menu Outras opções do Recepção;
• Ocultar opções de biometria: Exibida somente quando há equipamentos biométricos cadastrados no sistema. Ao seleciona-la, as opções relacionadas a biometria na tela principal do Recepção são ocultadas. Abaixo é mostrado o que será ocultado ao marcar está opção:

• Reiniciar sentido automático ao salvar visitante: Essa opção faz com que, ao salvar o cadastro do visitante na tela de recepção, o lado automático reinicie e o primeiro acesso após seja uma entrada.

OBS: No exemplo, utilizamos as opções: Identificar sentido automaticamente e Desativar visitantes ao registrar saídas.

   Exemplo:

    Sem a opção Reiniciar sentido automático ao salvar visitante

     • Visitante é cadastrado no módulo recepção;
     • Ao acessar o equipamento é registrado Entrada;
     • Visitante ao sair do local, não acessa o equipamento para a Saída, entregando o cartão para um responsável;
     • Visitante 2 é cadastrado no Recepção, com o mesmo crachá do visitante anterior;
     • Ao registrar o visitante 2, o Sistema pergunta se você quer dar baixa no cartão do visitante anterior, clique em Sim;
     • Visitante 2 faz acesso no equipamento é gerado uma Saída para o mesmo, pois mesmo dando uma baixa no cartão, não é gerado uma Saída realmente desse cartão;
     • Visitante 2 precisará ir a Recepção no momento da Saída real dele para que deem baixa no cartão e o mesmo seja liberado;

    Com a opção Reiniciar sentido automático ao salvar visitante

     • Visitante é cadastrado no módulo recepção;
     • Ao acessar o equipamento é registrado Entrada;
     • Visitante ao sair do local, não acessa o equipamento para a Saída, entregando o cartão para um responsável;
     • Visitante 2 é cadastrado no Recepção, com o mesmo crachá do visitante anterior;
     • Ao registrar o visitante 2, o Sistema pergunta se você quer dar baixa no cartão do visitante anterior, clique em Sim;
     • Visitante 2 faz acesso no equipamento é gerado uma Entrada para o mesmo, pois o sistema Reiniciou o sentido deste cartão;
     • Visitante 2 ao Sair, será liberado normalmente, gerando uma Saída no equipamento;

• Usar leitor de barras para cédulas de identidade: Ao marcar esta opção, é habilitada a leitura de cédulas de identidade através de códigos de barras, conforme abaixo:

OBS: Para que seja possível utilizar esta opção, o usuário precisa de um equipamento leitor de códigos de barras conectado ao seu computador.

   Clicando no botão Leitor de Cédulas será aberta a tela abaixo:

   Nesta tela será efetuada a leitura do código de barras.
   No entanto, para que o sistema interprete corretamente as informações lidas, é preciso inicialmente configurar o layout destas informações. Para isto, é necessário clicar em Configurar para configurarmos o layout.

   Para configurar o layout, leia o código de barras na caixa de texto abaixo, em seguida configure cada campo (RG e Nome 1).

   Parar leitura quando
     • Encontrar caractere ENTER: A leitura será encerrada ao teclar um ENTER, ou quando a leitura de todo o código de barras for finalizada;
     • Atingir tamanho máximo: A leitura será encerrada ao atingir um tamanho máximo definido pelo usuário no campo Tamanho máximo.
     Exemplo: Se o tamanho máximo definido for 30, a leitura do código de barras será encerrada após ler os 30 primeiros caracteres.

   Após a conclusão da configuração do layout, basta então fazer a leitura do códigos de barras através do equipamento leitor de código de barras. Os dados da pessoa serão lidos e as suas informações apresentadas na tela principal do módulo Recepção.

Campos

Nesta tela você configura quais campos aparecerão na tela principal e quais deles terão que ser preenchidos obrigatoriamente.

• Disponíveis: colunas que estão disponíveis para serem mostradas na tela principal;
• Selecionadas: colunas que estão selecionadas para serem mostradas na tela principal;
• Obrigatórios: Você pode selecionar os campos que terão que ser preenchidos obrigatoriamente. O sistema já obriga por padrão o preenchimento dos seguintes campos: Nº Identificador, Nome e Empresa.

Etiquetas

Nesta tela podemos imprimir adesivos como crachá dos visitantes, com dados do mesmo e foto. É utilizado papel especial para as etiquetas, que são impressas e destacadas conforme a entrada dos visitantes.

• Posição: Seleção da posição da etiqueta a ser impressa no momento, levando em consideração, quais etiquetas já foram destacadas.
• Configurar etiquetas: Abre a configuração do layout de impressão das etiquetas. Os campos são os mesmos da tela principal do módulo Recepção.

• Incluir campo: Selecione o campo que deseja incluir na etiqueta e depois clique em Incluir. Você pode alterar o tamanho do campo arrastando as borda do componente.
• Configurar Página: Nesta tela configure a página da etiqueta para impressão.

• Imprimir automaticamente ao salvar: Imprime automaticamente a etiqueta ao salvar o cadastro do visitante.

Auto Atendimento

Configuração do Auto Atendimento do Acesso.Net, esta opção tem a finalidade de cadastrar visitantes sem a necessidade do operador do sistema. Para maiores informações sobre essa opção, verifique o link abaixo:

     Como funciona o Auto Atendimento do Acesso.Net?

Quem visitar

Configurações relacionadas à pessoas que os visitantes podem visitar.

• Exibir campo Contatos de Quem Visitar: Exibe um campo Contatos na tela principal do Recepção, exibindo o telefone da pessoa visitada, para que o funcionário da recepção possa entrar em contato com a pessoa, confirmando a presença do visitante no local.

  OBS: Caso a pessoa visitada não tenha telefone configurado, aparecerá a mensagem Não há telefones cadastrados para esta pessoa no campo Contatos.

• Exibir campo Observação de Quem Visitar: Exibe um campo Obs de Quem Visitar na tela principal do Recepção, exibindo as Observações que foram configuradas no cadastro da pessoa que esta sendo visitada.

  OBS: Caso a pessoa visitada não tenha Observações configurada em seu cadastro, aparecerá a mensagem Não há observações cadastradas para esta pessoa no campo Obs de Quem Visitar.

   Permitir selecionar:
     Todas as Pessoas
     Classificações específicas

   Esta opção serve para restringir pessoas de algumas classificações, para que as mesmas não possam ser visitadas. Por exemplo, pode-se configurar para que prestadores de serviços, moradores e similares não possam ser visitados.

Outras opções

Registrar baixa de visitantes

Nesta tela você registra a baixa do Nº Identificador do visitante, assim liberando o cartão para nova utilização.

• Nº Identificador: Campo para preencher o Nº Identificador para dar a baixa;
• Relatório de Visitantes Presentes: Abre o Relatório de Visitantes Presentes permitindo selecionar um visitante para registrar a baixa do crachá;
• Configurar: Selecione um equipamento que será utilizado para dar baixa no crachá;
• Registrar: Registra baixa do crachá;

Provisórios para Funcionário

Cadastrar um Nº Provisório a um funcionário por um tempo determinado.

• Pessoa: Clique no ícone para pesquisar e selecionar o funcionário;
• Estado: Mostra o estado da pessoa selecionada, sendo eles: Ativo, Bloqueado, Livre e Desligado;
• Nº Provisório: Cadastre o Nº do crachá provisório do funcionário;
• Validade: Coloque a data que começará a valer o Nº Provisório e a data que encerrará a validade do mesmo;

Movimentação de Objetos

Registro de entradas e saídas de objetos nas dependências da empresa.

• Incluir: inclusão de objetos. Ao clicar em Incluir temos as opções:
  • Pessoa: Clique no ícone para pesquisar e selecionar a pessoa;
  • Entrada: Preencha a data e hora de entrada do objeto na empresa;
  • Saída: Preencha a data e hora de saída do objeto na empresa;
  • Descrição: Descreva o objeto que está entrando nas dependências da empresa.

• Opções:
  • Ver somente transações pendentes: Lista somente as movimentações de objetos que estão pendentes.

Acompanhamentos

Nesta tela o usuário visualizará em tempo real os acessos feitos nos equipamentos.

Movimentação de Notas Fiscais

Registro de entrada e saída de notas fiscais nas dependências da empresa.

• Incluir: inclusão de notas fiscais. Ao clicar em Incluir temos as opções:
  • Fornecedor: Nome do fornecedor;
  • Nota Fiscal: Número da Nota Fiscal;
  • Transporte: Nome da transportadora;
  • Placa: Placa do veículo;
  • Motorista: Nome do motorista do veículo;
  • Observações: Observação sobre a nota fiscal;
  • Entrada: Data e hora de entrada da nota fiscal;
  • Saída: Data e hora de saída da nota fiscal;

• Opções:

  • Ver somente transações pendentes: Lista somente as movimentações de notas que estão pendentes.

• Reg. Saída: Ao clicar neste botão, o sistema preenche a data e hora de saída automaticamente com a hora do Windows, da nota fiscal selecionada.

Liberar Acesso

Esta opção só aparece ao marcar em Configurações - Gerais - Habilitar liberação de acesso pelo Módulo Recepção. Liberar Acesso é uma opção utilizada para liberar o braço da catraca. Uma vez liberado o braço, é possível passar no equipamento sem fazer acesso.

• Equipamentos: Selecione os equipamentos para os quais irá liberar um acesso;
• Liberar somente um acesso: O equipamento libera apenas um acesso;
  • Sentido: Equipamento libera o acesso apenas para o sentido selecionado. As opções disponíveis são: Ambos os lados, Entrada e Saída.
• Indicar uma pessoa: Associa uma pessoa à liberação da catraca. Essa informação será exibida no relatório de Liberações de Catracas;
• Liberar contínua (Função Pânico): O equipamento libera os acessos de forma permanente;
• Cancelar Liberação contínua: Cancela a liberação contínua dos acessos.

OBS: Apenas estarão disponíveis para seleção os equipamentos do tipo Catraca e cujo o fabricante tenha suporte para esta opção.

Ocorrências

Registre ocorrências nas dependências da empresa.

Exemplos de ocorrências: Objetos encontrados, brigas, pessoas suspeitas rondando o local, janelas ou portas indevidamente abertas, roubo de objetos, etc.

• Consultar Cadastro: Abre a tela de cadastro do vigilante selecionado;
• Incluir Ocorrência: Inclui uma ocorrência no sistema. Ao clicar em Incluir temos as opções:
  • Vigilante: Vigilante que presenciou a ocorrência;
  • Data Hora: Data e Hora da ocorrência;
  • Tipo: Tipo da ocorrência. Esse tipo deve estar configurado no Sistema principal, no caminho: Cadastros - Ocorrências - Tipos de Ocorrências;
  • Local: Local onde houve a ocorrência. Esse local deve estar configurado no Sistema principal, no caminho: Cadastros - Ocorrências - Locais;
  • Complemento: Complemento do local, caso seja necessário adicionar uma referência, como "Próximo ao Portão 3", por exemplo;
  • Descrição: Descrição da ocorrência;
  • Pessoas envolvidas: Inclusão de uma ou mais pessoas envolvidas na ocorrência. Clique em Alterar para adicionar pessoas na ocorrência;

• Alterar Ocorrência: Altera dados da ocorrência selecionada;
• Excluir Ocorrência: Exclui a ocorrência selecionada.

Agenda de Visitas

Lista as visitas agendadas para o dia atual. Esse agendamento é realizado no Acesso.Net, depois de criado, na agenda de visitas aparecerão os visitantes agendados.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.