Agora, o Secullum Ponto Web conta com a funcionalidade de Assinatura Eletrônica do Cartão Ponto. Com ela, o processo de assinatura dos funcionários se torna mais prático, rápido e totalmente digital, eliminando a necessidade de impressões em papel e, consequentemente, reduzindo custos.

Abaixo explicaremos um pouco sobre o que é a Assinatura Eletrônica e como é seu funcionamento dentro do Secullum Ponto Web.

📝 O que é Assinatura Eletrônica? 📝

Basicamente, a Assinatura Eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico.

Em outras palavras, ao assinar um documento por meios eletrônicos, estamos autenticando aquele conteúdo, ou seja, comprovando que tudo que está escrito ali é verdadeiro e íntegro. Então, o signatário (a pessoa que assina), fornece essa garantia de autenticidade.

Vale citar também que todos os tipos de assinatura eletrônica, quando utilizados através de meios autorizados, possuem validade jurídica, porém, não tem a mesma validade jurídica que um registro em cartório. Isso significa que, além de serem muito mais práticas para todos os envolvidos, as assinaturas eletrônicas ainda têm o mesmo valor de uma assinatura tradicional feita a punho, no papel.

⚖️ Assinatura Eletrônica é válida judicialmente? ⚖️

A Assinatura Eletrônica ilustra o tipo de assinatura que está previsto no parágrafo 2º do Artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2. Garante ainda que a autenticidade deste documento possa ser comprovada por outros meios, mesmo sem a utilização de certificados emitidos pelo ICP-Brasil.

Em 2001, foi criada a ICP Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2 que passou a dar validade ao uso de documentação digital, ou seja, o papel passou a ser completamente desnecessário, somente a informação.

Art. 1o Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Sob esse propósito, o §2 do Artigo 10 da mesma MP ainda deixa claro a possibilidade de múltiplos usos de assinatura eletrônica:

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

§ 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Depois de explicarmos brevemente o que é a Assinatura Eletrônica, mostraremos como utilizar no Ponto Web, onde os funcionários poderão acompanhar, assinar e salvar digitalmente os cartões ponto pela Central do Funcionário App ou Web.

Aviso
A opção Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto está disponível a partir da versão PRO do Secullum Ponto Web.

✔️ Passo a passo para a utilização da Assinatura Eletrônica no Secullum Ponto Web ✔️

Revisão dos pontos pelo RH

O primeiro passo para utilizar a assinatura eletrônica deve ser realizado pelo RH ou pelo responsável pelo fechamento de ponto. Esse responsável precisa revisar os cartões ponto de todos os funcionários e, após essa conferência, poderá enviar os cartões para assinatura de forma individual, por departamento ou para todos os funcionários, para que cada funcionário faça a revisão e assine digitalmente.

Para enviar as folhas para a assinatura, vá até: Relatórios - Cálculos - Imprimir - Tipo de Relatório (Cartão Ponto) e Formato (Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto) - Clique em Imprimir.

Uma nova tela será aberta, onde na Descrição, devemos incluir um nome de fácil visualização para consultas no futuro, por exemplo: Cartões Ponto Junho/2021 (caso seja impresso todos os funcionários) ou Funcionário Douglas Silva 06/2021 (caso seja impresso individualmente). Ao clicar em Gerar, os cartões ponto estarão disponíveis para visualização pelo app ou navegador da Central do Funcionário.

🗒️ Verificação e assinatura dos cartões ponto pelos funcionários 🗒️

O segundo passo fica por conta dos funcionários. Após o envio, o RH deverá comunicar os funcionários para que acessem a Central do Funcionário, revisem seus cartões ponto e realizem a assinatura eletrônica.

Agora, os funcionários terão acesso, pelo aplicativo ou pela web, ao menu Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto. Nessa tela, serão exibidos os cartões ponto disponíveis para assinatura. Ao clicar em um deles, o funcionário poderá visualizar todos os detalhes e, se desejar, também fazer o download do cartão para conferência antes de assinar.

Após a revisão, selecione uma das opções:

• Aprovar: Concorda com o conteúdo do arquivo - será solicitado a senha da Central do Funcionário para a confirmação da assinatura eletrônica;
• Reprovar: Discorda do conteúdo desse arquivo - será solicitado então um Motivo pelo descarte, no qual o RH tomará providências.

Vale lembrar que, pelo aplicativo, o funcionário terá sempre seu cartão ponto disponível para download, a qualquer momento. Além disso, ao Aprovar o cartão ponto, fica registrado a data e a hora exata em que a assinatura eletrônica foi realizada. Esse registro é extremamente importante, servindo como comprovação em eventuais necessidades futuras entre empregado e empregador.

📑 Acompanhamento das Assinaturas Eletrônicas no Secullum Ponto Web 📑

No Secullum Ponto Web, o RH pode acompanhar o status das assinaturas dos funcionários. Para isso, basta acessar o menu Movimentações - Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto, onde é possível consultar quais cartões já foram assinados e quais ainda estão pendentes.

Nessa tela, o usuário poderá visualizar o número de cartões gerados, o período de cada cartão, além da quantidade de cartões aprovados e rejeitados dentro de cada grupo de cartões ponto criado.

Ao clicar sobre um grupo de cartões, serão exibidos os detalhes dos funcionários, indicando quem já assinou, quem rejeitou e quem ainda aguarda retorno.

Ao clicar no nome de um funcionário, é possível visualizar o cartão ponto dele, exatamente o mesmo que está disponível para o funcionário na Central do Funcionário.

Se houver algum erro no cartão ponto, seja em um funcionário específico ou no grupo inteiro, o RH pode excluir o grupo de assinaturas e, em seguida, gerar um novo cartão ponto, repetindo o mesmo processo de envio para assinatura.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.